IF 08 Consentimiento Informado en el Proceso de Reclutamiento
FEBRERO 2016
Boletín Informativo
Boletín Labor Law Corp
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La información contenida en este boletín fue preparada por Labor Law Corp Costa Rica y es sólo para fines educativos e informativos y no constituye asesoría legal.

                                                          CONSENTIMIENTO INFORMADO EN EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO

Dentro del contexto de la vigencia de la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus datos personales, y su reglamento por Decreto No. 37554 publicado en el Alcance No. 42 de La Gaceta No. 45 del 05 de marzo de 2013, se recomienda que las empresas privadas desarrollen un documento de consentimiento informado a suscribir por sus colaboradores para almacenar los datos de carácter personal en su “base de datos de recursos humanos”.

En ese tipo de documentos deben rendirse manifestaciones por parte de la empresa y por parte del colaborador, en términos tales que se refleje una clara disposición de cumplir y respetar los parámetros de la ley y de su reglamento. En ese sentido, la empresa debe establecer declaraciones tales como:

  • Finalidad de la recolección de los datos.
  • Lugar y medios donde los datos van a quedar resguardados y por quién y cómo van a ser custodiados.
  • Necesidad de contar con los datos para formalizar los procesos de contratación de personal.
  • La posibilidad del empleado de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y revocación, respecto de sus datos.
  • La posibilidad de la empresa de dar por terminado el contrato de trabajo cuando el ejercicio de los derechos de supresión o revocación imposibilite mantener la relación laboral.
  • La conservación de los datos por todo el tiempo que sea necesario para atender reclamaciones de tipo administrativo judicial en contra de la empresa.
  • Posibilidad de compartir los datos específicos tales como salarios, con proveedores de servicios, por ejemplo, administración de nómina.

Por su parte, el Colaborador debe establecer declaraciones tales como:

  • Entrega voluntaria de información personal como antecedentes judiciales, cartas de recomendación, copia de licencia de conducir y cédula de identidad, certificados de estudio.
  • Suscripción de documentos necesarios para la formalización, desarrollo y vigencia de la relación laboral como:  pruebas de conocimientos, recopilación de referencias personales y de empleos, consulta a bases de datos crediticias, visitas domiciliarias, contrato de trabajo, acciones de personal, comprobantes de disfrute de vacaciones, comprobantes de pago de salario y de aguinaldo, comunicaciones disciplinarias, resultados de evaluaciones de desempeño, constancia de capacitaciones, compromisos de adhesión a políticas, entre otros.
  • Compromiso de corrección y actualización de sus datos personales.
  • Derecho de la empresa de conservar dicha información personal.

Sirva la anterior información, como guía obligada y necesaria para que usted desarrolle en su empresa este tipo de documentos y no resulte sorprendido en caso de que su Colaborador le invoque alguno de los derechos consagrados en dicha Legislación.

En Labor Law Corp. podrá encontrar soporte profesional y especializado para atender requerimientos de esa naturaleza, así como una guía adecuada sobre el manejo de datos personales, a través de un experto en la materia.

Nos ponemos a su disposición para aclarar cualquier consulta al respecto y a su vez, aprovechamos para recordarles que en el siguiente link: http://www.laborlawcorp.com/boletinesllc encontrarán todos nuestros boletines.

LL.M.  Luis Medrano Steele
Managing Partner
Labor Law Corp