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AGUINALDO Concepto y Regulación
SEPTIEMBRE 16 2013

En nuestro país el aguinaldo resulta ser un  beneficio de carácter económico  que la legislación otorga a todos los trabajadores del Sector Privado, el cual consiste en entregar una vez al año el equivalente a un  mes de salario, o su respectiva proporción.

Todas las personas que se encuentran bajo una relación laboral tienen derecho a percibir el aguinaldo en los primeros 20 días naturales del mes de diciembre de cada año, en forma completa si han acumulado un año de servicio y, en forma parcial de acuerdo al tiempo laborado para ese patrono.

Este beneficio se encuentra regulado mediante la Ley de Aguinaldo en la Empresa Privada,  la cual dispone, que se tendrá por incorporado a todo contrato individual o colectivo de trabajo, y su incumplimiento se considerará, para todo el efecto legal, como una retención indebida del salario y una falta grave del patrono a sus obligaciones. De incurrir en este falta, adicionalmente, el patrono tendrá una sanción de carácter económico de acuerdo  con los perjuicios que cause y el número de trabajadores que el patrono ocupe –equivalente a salarios base de conformidad con el artículo 614 del Código de Trabajo-.

Resulta necesario, que usted como lector conozca que para el cálculo del aguinaldo deberá ser considerado el promedio de los sueldos ordinarios y extraordinarios devengados por el trabajador,  más claramente,  para establecer el monto a pagar por concepto de aguinaldo, el patrono debe tomar en cuenta los pagos realizados al trabajador por concepto de  comisiones, bonificaciones, horas extras, salario en especie, etc..  Si usted tiene duda a finales de noviembre o inicios de diciembre de cada año, sobre las sumas a considerar para efectos de pago del aguinaldo, lo más sencillo es que consulte a su asesor legal, ya que nunca debe pecar de omiso, o bien de excesos, que luego podrían generar una costumbre o un derecho adquirido.  Por ejemplo, si usted paga viáticos, arrendamiento de vehículo, reintegro de gastos por celular, kilometraje o combustible, los mismos no son parte del salario y por ende, no deben ser considerados como parte de las sumas con las que se calcula el aguinaldo.

El aguinaldo responde a un beneficio  de carácter irrenunciable, tal y como lo ha señalado nuestra jurisprudencia de forma clara, razón por la que, en el caso de rompimiento de la relación laboral, todos los trabajadores tendrán derecho al pago de aguinaldo no importa cuál haya sido la causal de dicha terminación (renuncia, despido con o sin responsabilidad patronal, pensión, etc.).  La única excepción en este caso es que la terminación laboral se realice previo a que el trabajador logre acumular un mes de labores continuas, esto por cuanto el artículo 3 de la Ley de Aguinaldo para la empresa Privada, dispone como requisito para la obtención de este beneficio que la relación laboral supere este plazo. 

La suma que por concepto de aguinaldo reciban los trabajadores, total o parcialmente, sean del Estado, de sus instituciones autónomas, semiautónomas, de las Municipalidades y de la empresa particular, estará exenta del pago del impuesto sobre la renta; así mismo, es menester rescatar que el aguinaldo no es susceptible de embargo, salvo por pensión alimentaria.

En aquellos casos en los que el trabajador no haya recibido salario ya sea por incapacidad o por algún tipo de suspensión, el cálculo se deberá realizar sobre el tiempo que sí percibió salarios.  Cuando se trata de una incapacidad este período no se toma en cuenta pese a la prestación económica que pueda recibir el trabajador por este tiempo –subsidios de incapacidad-, ya que como la jurisprudencia lo indica, el monto recibido durante las incapacidades por enfermedad no es salario, sino que para todos los efectos legales, el mismo se considera como un subsidio y por ende no debe ser contemplado para el cálculo de aguinaldo y otras prestaciones laborales.

No sucede así cuando se trata de una trabajadora que disfrutó licencia por maternidad (pre y post parto); pues, en este caso, las sumas percibidas durante ese período sí deben considerarse  como salario para todos los efectos legales,  y cálculos de beneficios laborales,  tales como: aguinaldo, preaviso, auxilio de cesantía y vacaciones, etc.; todo de conformidad con el artículo 95 del Código de Trabajo.

En términos más sencillos podríamos hacer énfasis de que el aguinaldo se calcula sumando todas las sumas de naturaleza salarial devengadas por el trabajador de diciembre de un año a noviembre del siguiente año, dividiendo el resultado obtenido entre 12 (que son la cantidad de meses) y el resultado corresponderá a la suma a pagar por concepto de aguinaldo; no se tomará en cuenta las sumas que se hayan pagado por concepto de aguinaldo en el período anterior.  Tome nota el lector que en los casos de salario fijo, es decir, de un trabajador que tiene la misma remuneración mensual durante el año, el aguinaldo corresponderá a este monto.  Es importante, que el pago que se realiza por concepto de aguinaldo, cada año, quede debidamente documentado, de manera que el patrono se respalde en un comprobante que acredite:  cuál fue el período considerado, cuáles fueron los salarios considerados, y cuál fue el monto cancelado.  Es conveniente además, que el pago se realice en forma separada del salario, sea mediante cheque, dinero efectivo o transferencia bancaria, de manera que el empleado tenga claridad de que el dinero lo recibió por concepto de aguinaldo y no por otro motivo.  El monto cancelado por concepto de aguinaldo no debe ser reportado en las planillas de la CCSS ni tampoco queda gravado con el Impuesto Sobre la Renta, salvo en el caso que se mencionará más adelante.

Como mencionábamos anteriormente las fechas de pago corresponderán a los primeros 20 días del mes de diciembre, salvo en los casos de terminación de la relación patronal, en cuyo caso la jurisprudencia ha dispuesto que son de pago inmediato.  Debe usted conocer que constituye una práctica común del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, llevar visitas inspectivas desde mediados de noviembre y hasta enero del año siguiente, para determinar si las empresas calcularon correctamente y pagaron completo el aguinaldo, y en caso de encontrar incumplimientos legales, en la actualidad se deja una prevención al patrono, y si no la cumple de manera inmediata, se le presenta la acusación por infracciones a las leyes de trabajo ante el Juzgado Contravencional o Tribunal de Trabajo de Menor Cuantía, a los efectos de las mismas previstas en el artículo 614 CT.  Conviene resaltar que no son válidos los acuerdos para pagar el aguinaldo en forma fraccionada o retener una parte del mismo por concepto de adelantos de salario o préstamos de dinero o cualquier tipo de deudas que tenga el trabajador con el patrono, y mucho menos aquellos que difieran el pago en fechas posteriores al 20 de diciembre de cada año –artículo 6 de la Ley de Aguinaldo en la Empresa Privada-.

Finalmente, hemos de indicar que el aguinaldo en la forma prevista por la Ley, constituye un mínimo, sin perjuicio de que el patrono decida dar sumas adicionales, como un beneficio de indudable carácter gratuito, siendo que ese exceso podrá ser deducido del Impuesto Sobre la Renta, pero las sumas que excedan el mínimo, quedarán gravadas con el 15% del impuesto sobre la renta.

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