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Contratación de personal, prácticas discriminatorias y protección de información
JUNIO 10 2013

Procesos de contratación de personal, prácticas discriminatorias y protección de la información personal.


Los procesos de contratación de personal deben evitar introducir cualquier tipo de prácticas discriminatorias que tengan que ver con edad, género, tendencias sexuales, religiosas o políticas, condición física, origen social, raza o nacionalidad.

Al respecto no resultan permisibles las siguientes prácticas:

- Aquellas que limiten o restrinjan el trabajo a personas con discapacidad.
- Aquellas que implique violentar la privacidad de las personas con padecimiento de VIH-SIDA, lo que incluye someterlos a declarar su estado o a practicarse exámenes médicos.
- Aquellas que impliquen el sometimiento a exámenes médicos para determinar el estado de gravidez de una trabajadora.
- Aquellas que introduzcan criterios diferenciadores por edad, sexo, raza o nacionalidad.

En ese sentido, las empresas deben ser muy cuidadosas con las publicaciones de procesos de reclutamiento que hacen públicos a través de la prensa escrita o internet, así como a través de agencias de reclutamiento.

No debe perderse de vista que el marco normativo al respecto es muy amplio y a manera de referencia, ha de considerarse:

- Constitución Política – artículo 33.
- Convención Americana de Derechos Humano (Pacto de San José) – artículos 1, 5, 11 y 24.
- Convenio 111 de la OIT sobre la discriminación (empleo y ocupación).
- Convenio 159   de la OIT sobre la readaptación profesional y el empleo (personas inválidas).
- Convención Interamericana contra la discriminación de discapacitados.
- Convención de los derechos de personas con discapacidad.
- Ley General sobre el VIH-SIDA y su Reglamento.
- Código de Trabajo – artículos 618 a 624.
- Ley No. 2694 de  22 de noviembre 1960 sobre la prohibición de discriminación en el trabajo.

Adicionalmente en forma muy práctica habrá de tomarse en cuenta, las directrices emitidas por el Ministerio de Trabajo y vigentes a la fecha números 010-2003 y 037-2005 que expresamente prohíben prácticas diferenciadoras en el proceso de contratación y durante la relación laboral.

Sin perjuicio de las sanciones que establecen las leyes especiales, por ejemplo la Ley General sobre el VIH-SIDA, ha de considerarse que corresponderá al MTSS investigar las denuncias por discriminación, siguiendo al efecto el procedimiento previsto en el Manual de Procedimientos de la Inspección de Trabajo.  En caso de constatarse prácticas discriminatorias y la negativa patronal a corregirlas, el patrono infractor podrá ser denunciado por infracciones a las leyes de trabajo y se expondrá a una sanción económica de las previstas en el artículo 614 del Código de Trabajo, equivalente de 1 a 23 salarios base (salario base actual en 379,400 colones).

Todo proceso de reclutamiento y selección de personal debe ser objetivo, amparado en criterios técnicos, que permitan al candidato sentirse cómodo y en igualdad de condiciones respecto de otros.  En todos los casos, es importante que el proceso le permita a la empresa obtener información personal que tendrá carácter confidencial y que no podrá ser compartida ni comercializada, de conformidad con la Ley No. 8968 de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales y su reglamento.  Al respecto, la persona podrá ser requerida de presentar:

- Copia de su cédula de identidad o de residencia
- Copia de sus atestados académicos
- Cartas de referencia
- Certificado de antecedentes penales
- Formulario de solicitud de empleo completo
- Hoja de vida

Es conveniente que el candidato al llenar el formulario de solicitud de empleo, expresamente autorice a:

- Verificar su información personal crediticia en las bases de datos de protectoras de crédito.
- Verificar su información personal en registros públicos.
- Verificar sus atestados académicos.
- Verificar sus referencias de empleos anteriores.

Por cierto, vale la pena rescatar que cuando se reciba una llamada telefónica o un correo pidiendo información de referencia sobre un ex empleado, siempre habrá de cuidarse la información que se suministre, en aras de evitar comentarios que afecten la honra y dignidad.  En muchos casos la respuesta habrá de limitarse al puesto y antigüedad, no a su desempeño laboral o motivos de salida de la empresa.

En caso de pasar las diferentes etapas del procedimiento de reclutamiento y selección, y llegar a la fase de precontratación, la empresa deberá ser clara en las entrevistas y pruebas sicométricas  a someter al candidato, de manera que no se evidencie trato discriminatorio.  En muchos casos, constituye parte de las políticas o prácticas de la empresa, aplicar exámenes médicos preempleo, que garanticen que el candidato tiene las condiciones físicas idóneas para el desempeño del puesto, tomando en cuenta razones de salud ocupacional y seguridad industrial, lo que debemos recordar está permitido por el Código de Trabajo en sus artículos 71 inciso f) y 285 inciso a).

Finalmente en caso de ser seleccionado, es recomendable que se remita al candidato una carta oferta de empleo, en la que se le especificarán de manera general las condiciones que la empresa le propone, tales como:

- Puesto a desempeñar
- Salario de contratación y beneficios
- Jornada y horario de trabajo
- Departamento y jefatura a la que reporta

Siempre será conveniente establecer una fecha límite para que la persona envíe firmada, física o por internet, dicha propuesta aceptándola, de manera que ambas partes tengan seguridad sobre la conclusión del proceso de contratación.

Será obligación del Departamento de Recursos Humanos, abrir un expediente con toda la información personal del empleado, llevando un check list de que la misma esté completa y actualizada.  Se recomienda siempre que haya una actualización permanente de documentos personales tales como cédula de identidad o de residencia, y licencia de conducir –cuando el puesto la requiere-, así como de los familiares que constituyen el núcleo de convivencia y del domicilio.  De igual manera, se recomienda hacer un repaso con el empleado del perfil del puesto y de sus funciones, de manera que se deje constancia escrita en su expediente.

Corresponderá a Recursos Humanos verificar la inclusión inmediata del empleado en la póliza de riesgos de trabajo, y su reporte oportuno en las planillas del INS y de la CCSS, así como la firma del contrato de trabajo o de la acción de personal de contratación, así como de los procesos de inducción debidamente documentados que se llevaron a cabo, incluyendo pero no limitados al puesto, funciones, políticas y procedimientos, así como sobre las normas de conducta y régimen disciplinario de la empresa.

Tómese nota de que al momento de formalizar la contratación la empresa siempre ha de tener bien claras las condiciones de contratación, particularmente las que resultan esenciales, como:

- Puesto, funciones y status.
- Jornada y horario de trabajo.
- Lugar de trabajo.
- Salario y forma de pago.

Valore que una vez que la persona haya ingresado a la empresa, tales condiciones no podrán ser modificadas, alegando errores o fijaciones incorrectas, ya que ello dará no sólo lugar al malestar del empleado, sino a eventuales contingencias legales por modificaciones abusivas al contrato de trabajo.  Sobre esto hablaremos más adelante.

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