HORAS EXTRAORDINARIAS QUE SE INDICAN FIJAS, HABITUALES Y PERMANENTES: LA INVERSIÓN DE LA CARGA DE LA PRUEBA EN LITIGIO
En la práctica judicial laboral costarricense uno de los temas que mayor litigiosidad genera es, sin duda, el cobro de horas extraordinarias y sus consecuencias conexas:
- Diferencias de salario (aguinaldo y vacaciones durante la relación laboral)
- Diferencias en la liquidación laboral (aguinaldo, vacaciones, auxilio de cesantía y preaviso)
- Intereses, indexación y costas procesales.-
- Cotizaciones ante la Caja Costarricense del Seguro Social y multas derivadas de la falta de reporte o cotización.-
Con frecuencia se parte de la premisa general de que el trabajador/actor debe probar los extremos de su demanda, sin embargo, es de interés recordar que, en materia de reclamo de jornada extraordinaria, la línea procesal se matiza profundamente cuando el trabajador alega la existencia de una rutina de trabajo que excede los límites legales de forma fija, habitual y permanente, esto derivado de criterios reiterados de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia. Por lo que resulta fundamental que los Patronos, a través de sus Departamentos de Recursos Humanos o Gestión Humana, comprendan cómo opera la distribución de la carga probatoria en estos supuestos, y por qué un mal manejo documental puede dejar a la Empresa en una situación complicada ante un litigio e incluso en indefensión práctica.-
La Regla General frente al Viraje Jurisprudencial
Por regla general, si un trabajador demanda el pago de horas extraordinarias de carácter esporádico, discontinuo o eventual, la carga de la prueba recae de forma absoluta sobre sus hombros. Esto significa que el trabajador debe demostrar de manera clara y circunstanciada cuáles días y a qué horas laboró tiempo extraordinario, sin que baste el simple aporte de listados unilaterales o cálculos genéricos en hojas de cálculo. Esta postura protege al empleador frente a reclamos sorpresivos o infundados sobre jornadas que nunca fueron solicitadas ni autorizadas. Mientras tanto, el escenario procesal cambia radicalmente cuando el trabajador alega en su demanda que, desde el inicio o durante el transcurso de la relación laboral, cumplía de manera fija, habitual y permanente una jornada superior a la ordinaria (por ejemplo, laborando sistemáticamente dos horas adicionales todos los días). En este sentido, la Sala Segunda ha sostenido consistentemente que, al invocarse una condición de normalidad o permanencia en el exceso de la jornada, se invierte la carga de la prueba, debiendo tomar nota de lo siguiente:
- A. Corresponde al Patrono demostrar que lo aseverado por el trabajador no es cierto, desvirtuando la existencia de dicha jornada prolongada.-
- B. B. En caso de comprobarse que esa jornada extraordinaria fija, habitual y permanente sí existió, el Patrono tiene la obligación de demostrar que efectivamente la pagó, o bien, afrontar las consecuencias condenatorias correspondientes.-
Esta línea jurisprudencial no surge del capricho judicial, sino de una consecuencia lógica del poder de dirección y del deber patronal de documentar la relación de trabajo. De conformidad con la normativa laboral y los principios de buena fe contractual, el Patrono está obligado a llevar registros fidedignos de asistencia y control de horarios. Si una Empresa permite u tolera una rutina de jornada extraordinaria de manera fija, constante, habitual y permanente, no puede pretender que sea el trabajador (quien usualmente carece de acceso a los controles internos de asistencia o planillas) el que cargue con el peso probatorio absoluto de una realidad consentida y operada bajo la órbita de control patronal.-
Contornos Probatorios y Criterios de la Sala Segunda
Para respaldar esta línea argumentativa, la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia ha delimitado los contornos probatorios en diversas resoluciones, destacando los votos 2024-001740, 2022-003343, 2022-00159 y el tradicional 2016-001173, siendo que este último se cita frecuentemente como precedente consolidado que explica cómo se analizan los roles o jornadas extendidas como condición permanente. Asimismo, la Sala ha desarrollado que, ante jornadas alegadas como estructurales o permanentes, el Patrono debe desvirtuar la pretensión mediante prueba idónea (como, controles de asistencia electrónicos, bitácoras de acceso, testimonios de jefaturas u otros elementos objetivos), siendo totalmente insuficiente la mera negación indefinida.-
Recomendaciones Preventivas para el Sector Patronal
Ante este panorama jurisprudencial, la prevención legal resulta ser la mejor aliada de los Patronos. Para blindar a la Empresa ante contingencias por cobros de horas extra de la naturaleza indicada, recomendamos:
- 1. Generar auditorías y controles sobre los horarios y jornadas que se laboran en la Empresa, en pro de tener dominio absoluto sobre el tiempo extraordinario y su manejo.
- 2. Implementar controles de asistencia estrictos, mediante sistemas de marcación confiables (biométricos o digitales) que registren de manera incontestable el ingreso y salida real de los trabajadores.-
- 3. Emitir políticas y directrices claras sobre la prohibición de laborar horas extraordinarias no autorizadas previamente, estableciendo controles internos donde se tipifique que toda jornada extraordinaria requiere autorización previa y escrita de la jefatura superior. Si un trabajador labora de forma inconsulta, debe existir un correctivo formal inmediato que desvirtúe cualquier tolerancia a las labores sin este control.-
- 4. Vigilar activamente los procesos de planillas, los pagos de horas extraordinarias y la información de los comprobantes de pago, realizando revisiones periódicas que garanticen que los registros de pago se encuentran al día.-
La información brindada, su entendimiento correcto y la aplicación de las recomendaciones indicadas permiten a las Empresas anticiparse a los litigios y adoptar medidas de cumplimiento interno eficaces.-
Finalmente, consideramos que un ejercicio sano que usted debe hacer es consultarse: ¿Cuenta su Empresa con los controles documentales necesarios para desvirtuar jornadas extraordinarias fijas y permanentes en caso de una demanda laboral? En caso de no ser así, le ofrecemos nuestra asesoría legal laboral de manera especializada, con el fin de determinar la existencia de contingencias y colaborarle en su oportuno cierre.-
LL.M. Luis Medrano Steele
Socio director
Lic. Mario Zúñiga Morales
Asociado senior