¿Por qué y cuándo debo asegurar a un trabajador en la CCSS y el INS?
Cuando voy a iniciar un negocio e inclusive cuando voy a contratar a una servidora doméstica en mi casa, debo tomar nota de que hay una serie de requisitos preoperativos que debo cumplir, dentro de los cuales uno extremadamente relevante es la apertura de número patronal y planilla en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), así como la apertura de la póliza de riesgos del trabajo en el Instituto Nacional de Seguros (INS).
Nos preguntan si ¿es obligatorio cuando se contrata a un trabajador para un negocio nuevo, abrir una planilla en la CCSS y en el INS o si pueden esperar unos meses mientras el negocio genera para pagar las planillas de la CCSS que representan un 26.33% adicional al salario del empleado? Nos piden considerar los costos de la provisión de aguinaldo equivalente al 8.33% del salario mensual, la de cesantía que corresponde al 5.33% del salario mensual y lo que corresponda a las vacaciones. Al respecto, debemos responder de manera tajante que la apertura del seguro en la CCSS, lo debe realizar la empresa como patrono y de acuerdo con el Reglamento del Seguro de Salud, que establece normas que no son de uso y conocimiento común, pero que existen y son de obligatorio acatamiento, a saber:
Artículo 66.-De las obligaciones de los patronos y los trabajadores independientes.
1. Son obligaciones de los patronos:
a. Inscribirse como tales ante la Caja en los primeros ocho días hábiles posteriores al inicio de la actividad o la adquisición de la empresa o negocio, aportando la siguiente información mínima:
a.1.) Nombre y calidades: brindar nombre del negocio, y la actividad a que se dedica; señalar la dirección y los números de teléfono, apartado y facsímil, si los hubiere.
a.2.) Si se trata de personas jurídicas, además de los datos que le sean aplicables según el inciso anterior, deben aportarse fotocopias de la escritura de constitución y de la cédula jurídica
a.3.) Variaciones que se produzcan referentes a cambios en el nombre, representación legal, actividad o domicilio.
b. Comunicar la venta o el arrendamiento del negocio, e indicar en las planillas la suspensión temporal o definitiva de los contratos de trabajo o la terminación de la actividad.
c. Otorgar permiso a sus trabajadores, para que puedan recibir las prestaciones a que se refiere este Reglamento.
d. Acreditar la condición de aseguramiento de los nuevos trabajadores conforme el procedimiento que la Caja indique.
e. Presentar dentro de los plazos programados y en la forma que disponga la administración (disquete, cintas, facsímil, etc.), la lista de sus trabajadores correspondiente al mes inmediato anterior con los datos requeridos.
f. Deducir de los salarios la cuota de los trabajadores, todo de conformidad con el artículo 30º de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y el artículo 95º del Código de Trabajo.
g. Pagar en los plazos establecidos y en la forma que disponga la administración (transferencia de fondos, tarjeta de crédito, teleproceso, etc.), tanto las cuotas patronales como las de sus trabajadores.
Pasada la fecha máxima de pago, el patrono deberá cancelar los intereses y recargos que señala este Reglamento. EL DESTACADO ES NUESTRO.
Por otra parte el patrono responderá personalmente por el no reporte oportuno de las planillas y el pago de las cotizaciones, tanto las propias como las del trabajador. Al respecto el artículo 72 de ese reglamento establece:
Artículo 72º. De la responsabilidad patronal por el no aseguramiento.
Los patronos responderán integralmente por todas las prestaciones que este Reglamento otorga a los asalariados, cuando no hayan asegurado oportunamente a sus trabajadores o cuando ellos no hayan completado los plazos de espera.
Al respecto, los centros asistenciales deberán gestionar directamente el cobro de los servicios otorgados.
Asimismo la Ley Constitutiva de la CCSS en su artículo 30 establece:
Artículo 30.- Los patronos, al pagar el salario o sueldo a sus trabajadores, les deducirán las cuotas que éstos deban satisfacer y entregarán a la Caja el monto de las mismas, en el tiempo y forma que determine la Junta Directiva.
El patrono que no cumpla con la obligación que establece el párrafo anterior, responderá personalmente por el pago de dichas cuotas. Cuando el patrono fuere el Estado o sus instituciones, y el culpable de que no se haga la retención fuere un trabajador al servicio de ellos, la responsabilidad por el incumplimiento será suya y se le sancionará con suspensión del respectivo cargo, durante quince días, sin goce de sueldo.
En caso del traspaso o arrendamiento de una empresa de cualquier índole, el adquiriente o arrendatario responderá solidariamente con el trasmitente o arrendante, por el pago de las cuotas obreras o patronales que estos últimos fueren en deber a la Caja en el momento del traspaso o arrendamiento. Para que la Caja recupere las cuotas que se adeuden, se procederá de acuerdo con lo dispuesto en el penúltimo párrafo del artículo 53 de esta ley.
(Así reformado por el artículo 1º de la ley No. 4189 de 10 de setiembre de 1968 ). EL DESTACADO ES NUESTRO.
A la luz de lo expuesto, no existe opción alguna, el empadronamiento inmediato en la CCSS es obligatorio, de manera que en la fase preoperativa de su negocio, le recomendamos que incluya el costo que representa el Seguro Social. Si usted decide no hacerlo, se expone además a:
- Un proceso de inspección de la CCSS por omisión en el aseguramiento de los trabajadores, la apertura de oficio por parte de la CCSS de la planilla, y el cobro retroactivo de las planillas omitidas con las multas (5% de los salarios omitidos) y recargos de ley (ver artículo 44 inciso a. de la Ley Constitutiva de la CCSS en relación con el 71 del Reglamento del Seguro de Salud).
- Una denuncia del trabajador ante la CCSS, cuando requiera los servicios de salud y no se encuentre asegurado, con las mismas consecuencias económicas y legales del punto a.
Por otro lado, nos preguntan, si ya estamos inscritos en la CCSS, y tenemos a todos nuestros trabajadores en la planilla y los reportamos a un 100% con sus salarios completos y en un determinado momento el negocio tiene problemas, qué hacemos ante los siguientes supuestos:
- Pagamos los salarios completos pero no pagamos las planillas porque aunque hacemos la retención del 10.84% de la parte del aporte del trabajador, no tenemos los recursos para cubrir el 26.33% nuestro, y así ha venido ocurriendo durante varios meses de manera que arrastramos un pendiente de 4 meses de retraso, ¿qué consecuencias podemos tener?
Por un lado el artículo 45 Ley Constitutiva de la CCSS establece que retener del salario de los trabajadores la cotizacón y no pagarla constituye el delito de retención indebida, por lo que los patronos o representantes pueden verse expuestos a un proceso penal, y por otro lado, de conformidad con los artículos 36 de dicha Ley y los artículos 69 y 70 el Reglamento del Seguro de Salud establece que la CCSS da la atención al trabajador asegurado, pero cobrarea mientras se mantenga moroso todos los servicios médicos a los trabajadores, los que se sumarán al costo de las planillas adeudadas, además de los intereses legales y otras multas que procedan.
- Nuevas contrataciones solo las hacemos por servicios amparados a un contrato civil o comercial o bien dejamos pasar algunos meses antes de reportarlos en la CCSS, ¿qué consecuencias podemos tener?
De igual manera evadir la relación laboral o la cobertura del Seguro Social a través el uso de contratos de servicios, es ilegal, porque va en contra de los artículos 3 y 30 de la Ley Constitutiva de la CCSS y conlleva además procesos cobratorios por parte de la CCSS junto con multas e intereses (multa de 5 salarios base por no reportar a los trabajadores o reportarlos con salarios menores a los reales) ver artículo 44 inciso c) de la ley referida.
Asimismo, en el supuesto de una empresa en marcha, finalmente nos consultan si ¿podemos reportar menos salario en la planilla de la CCSS y el resto pagarlo por servicios? La respuesta es que si se contrató bajo relación laboral, la misma es indivisible, por lo que todo pago que se realice con ocasión del trabajo prestado es salario, de manera que el mismo debe reportarse completo y no hacerlo constituye un proceder ilegal que nuevamente expone al patrono a sanciones legales y económicas, tal y como se expuso en el párrafo anterior.
De igual manera se constituye en obligatoria la apertura de la póliza de riesgos de trabajo desde el primer día de la relación laboral, en el entendido de que si el patrono no lo hace responde íntegramente frente al trabajador y el INS por todas las prestaciones médico-sanitarias, en dinero y rehabilitación que el trabajador requiera o que se le hayan otorgado -ver artículos 193 y 201 del Código de Trabajo-. Ningún trabajador debe ingresar a laborar a la empresa, sin haber abierto la póliza o haberlo reportado en la misma, porque el patrono puede asumir todas las consecuencias económicas de las incapacidades temporales, permanentes e inclusive la muerte del trabajador, con ocasión de un accidente o enfermedad de trabajo, en los términos de los artículos 195, 196 y 197 de ese mismo texto legal. Tome nota de que no existe una tarifa fija por parte del INS para cobrar la prima del seguro obligatorio de riesgos de trabajo, sino que eso depende de la actividad declarada por el patrono, por lo que el trámite de inscripción de la planilla siempre debe hacerse personalmente en una Sucursal del INS para que usted de previo conozca los costos.
Entonces, nos preguntan ¿si la póliza se puede abrir o el trabajador se puede incluir hasta pasados unos días o semanas para ver si sirve? La respuesta es no, porque no se pueden hacer aperturas o inclusiones retroactivas en la póliza para cubrir accidentes de trabajo que ocurrieron sin tener la cobertura de la póliza, ya que la misma cobra vigencia desde el momento en que se abre o el trajador es reportado -ver artículo 216 del Código de Trabajo-. Para los reportes salariales rigen los mismos comentarios que hicimos respecto a las planillas de la CCSS, en el sentido de que deben reportarse los salarios reales y completos, para que cuando el trabajador asegurado sufra un accidente o enfermedad de trabajo goce de una cobertura total, recordando que en el caso del INS, el patrono no paga ningún subsidio, sino que lo paga el INS a un 60% del salario desde el primer día de incapacidad.
Recuerde que aun en contrataciones excepcionales como son los contratos de temporada y, por obra o plazo determinado, debe dar al trabajador la cobertura de los seguros de la CCSS y el INS.
Ahora lleve a cabo el proceso debidamente informado, y acerquese a su oficina de abogados de confianza, quienes con la especialización y el conocimiento en el Derecho Laboral y procurando dar seguridad al patrono, le apoyará en todo el proceso de apertura de planillas en la CCSS y el INS.
LL.M. LUIS MEDRANO STEELE
MANAGING PARTNER
LABOR LAW CORP S.A.