CÉDULA DE IDENTIDAD DIGITAL COSTARRICENSE: Obligación de los Patronos sobre integrar sistemas de verificación de la Identidad Digital Costarricense (IDC) en plazo de seis meses computados en el momento en que se publique en La Gaceta la Resolución 5647-E8-2025 del Tribunal Supremo de Elecciones
La digitalización de los procesos de identificación ciudadana ha experimentado un avance significativo con la creación de la Resolución 5647-E8-2025 del TSE, dictada el 02 de setiembre de 2025 a las 11:45 horas, y el Reglamento del Servicio de Identificación Digital Costarricense (IDC), el cual, define los procedimientos, estándares técnicos, protocolos de seguridad y responsabilidades de las partes involucradas en la gestión de la Identificación Digital Costarricense (IDC), siendo que, este documento digital expedido por el Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) refleja la cédula física en un entorno digital seguro y está respaldado por estándares biométricos y criptográficos de alta confiabilidad.-
Con base en la legislación indicada, además, se establece un mandato específico que impacta directamente a los Patronos del país, el cual, determina un plazo máximo de seis meses para que estos integren sistemas que permitan verificar la Identificación Digital Costarricense (IDC) de las personas trabajadoras en sus procesos de reclutamiento, selección y contratación, así como, en cualquier otro proceso interno, siendo que, todos los Patronos del sector público, privado y mixto que realicen procesos de contratación, registro de personal, control de acceso o verificación de identidad en trámites laborales deberán cumplir con esta norma. Ante esto, los Patronos deberán implementar tecnología que sirva de “Agente Verificador” de la Identificación Digital Costarricense (IDC) y para que sea posible el confirmar la autenticidad de este documento digital mediante lectura de QR y/u otras tecnologías afines o que se determinen posteriormente por parte del Tribunal Supremo de Elecciones. Esta obligación que se impone a los Patronos requerirá de esfuerzos para la implementación de estas tecnologías de verificación de la Identificación Digital Costarricense (IDC) y, con ello, pasos como el realizar un mapeo de los procesos de recursos humanos, control de acceso y atención al cliente donde se requiera verificación de identidad, la selección de un Proveedor de servicios de integración del Agente Verificador correspondiente y la capacitación del personal para el uso del equipo de verificación como tal, siendo que, este manejo conllevará una inversión de los Patronos y una adaptación tecnológica de todas las personas de la Organización. Se espera, además, que esta tecnología de Identificación Digital Costarricense (IDC) traiga consigo beneficios y ventajas sobre la seguridad jurídica de los Patronos, con una reducción drástica del riesgo de suplantación de identidad y fraude en contratos laborales o autorizaciones internas, mejorando la eficiencia operativa por la disminución de tiempos en procesos de admisión de personal y control de acceso mediante validaciones automáticas y remotas, así como, ahorro de costos
en uso papel y documentación física en pro del cumplimiento normativo.-
Por lo que, recomendamos a la luz de la información brindada que los Patronos generen la investigación y cotización sobre proveedores acreditados para efectos de la integración del Agente Verificador, así como, internamente definir un plan de comunicación interna claro que explique objetivos, beneficios y cronograma a todos los niveles de la organización sobre esta implementación y, además, en procesos de reclutamiento, selección y contratación deben de diseñarse las condiciones documentales sobre el uso y protección de la Identificación Digital Costarricense (IDC), misma situación, al momento de formalizar la relación laboral con la generación de cláusulas específicas en contratos laborales y políticas internas sobre este tema.-
Finalmente, debe de tomarse en cuenta que transcurrido el plazo de seis meses referido anteriormente si una persona se identifica con su Identidad Digital Costarricense (IDC) no podrán los Patronos exigirle, como documento adicional, la presentación de su cédula física. Con lo anterior, debe de tomarse nota de que el incumplimiento de la obligación de determinar y aplicar mecanismos tecnológicos compatibles con la Identidad Digital Costarricense (IDC) para su uso y verificación puede conllevar reclamos legales por violación a la legislación que justifica esta obligación, así como, desde la perspectiva de la relación laboral situaciones de aplicación de inspecciones por parte de los Inspectores del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, generación de Actas de Prevención por violación a legislación laboral conexa a esta obligación de la verificación tecnológica y uso de la Identidad Digital Costarricense (IDC) e incluso generación de denuncias judiciales con interés en multas económicas ante el desacato de estas actas de Prevención por parte de los Patronos. Siendo que, los Patronos deben de velar por el cumplimiento en la implementación de sistemas de verificación de la Identidad Digital Costarricense (IDC) y tener claro que esto constituye un paso trascendental para fortalecer la seguridad jurídica y la eficiencia operativa de las empresas en Costa Rica y que la obligación establecida por la Resolución 5647-E8-2025 y el Reglamento indicado en la presente ofrece un marco claro y riguroso que, de cumplirse adecuadamente, repercutirá positivamente en la gestión de recursos humanos, la prevención del fraude y la modernización de los canales de atención, por lo que, la adopción oportuna de estas tecnologías permitirá a los Patronos posicionarse como organizaciones innovadoras, transparentes y comprometidas con la protección de los datos personales de su personal y cumplir con las disposiciones legales, evitando sanciones y demostrando responsabilidad social y corporativa.
Cordialmente,
Lic. Mario Alberto Zúñiga Morales
Abogado Asesor
Labor Law Corp S.A.