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¿Por qué debo hacer un contrato de trabajo y qué debe contener? 

No pierda de vista que con ocasión de la vigencia de la Reforma Procesal Laboral conocida como RPL, a partir del 25 de julio de 2018, las reglas del juego cambiaron y ahora se constituye en una obligación para el patrono, con contadas y prácticamente irrelevantes excepciones -ver artículo 22 del Código de Trabajo-.  Constituye una carga procesal para el patrono, demostrar la existencia del contrato escrito y la ausencia del mismo prueba en contrato del patrono, tal y como lo ha desarrollado la jurisprudencia alrededor del artículo 25 del Código de Trabajo y lo impone como deber procesal el artículo 478 del mismo texto legal.  Quiere decir, que no tengo opción, debo desarrollar un contrato escrito.

Entonces surge la necesidad de aclarar qué debe contener un contrato de trabajo por escrito, por lo que debemos remitirnos a lo que señala el artículo 24 del Código de Trabajo y que detallo así:

Identificación completa de las partes, incluyendo estado civil, nacionalidad, número de identificación, profesión u oficio, domicilio exacto.  Tome nota que si contrata menores de edad, deben tener edad entre los 15 y 17 años, y no se requiere permiso escrito de los padres ni del PANI, quedan sujetos en cuanto a condiciones de trabajo a lo previsto en el Código de la Niñez y de la Adolescencia, entre a tipos de labores, jornadas y horarios, y gozan de los mismos derechos laborales de un trabajador adulto.

Naturaleza del contrato, lo que implica distinguir si es por tiempo indefinido -la regla general- o por excepción, a plazo o por obra determinada -ver artículos 26 y 27 del Código de Trabajo-.

Descripción del puesto y funciones, lo que implica tener definido un perfil del puesto con requisitos, funciones, competencias, responsabilidades sobre activos y dinero, así como definir las consecuencias del error.  Es muy importante definir el puesto, de manera que a futuro no existan contingencias por diferencias salariales derivadas de una mala ubicación de la categoría ocupacional, tomando en ese sentido en cuenta el decreto de salarios mínimos vigente y el Manual de Perfiles Ocupacionales aprobado por el Consejo Nacional de Salarios en el año 2000.

Lugar de trabajo o área en la que va a laborar, de manera que se defina si las labores se desarrollarán en el centro de trabajo fijo, si lo va a hacer rotando en diferentes sitios o inclusive si sus labores se realizan fuera del centro de trabajo -por ejemplo, la fuerza de ventas de una empresa-.  Esto también es importante definirlo en caso de futuros cambios de ubicación del lugar de trabajo, para la eventual aplicación del artículo 38 del Código de Trabajo.

Jornada y horario de trabajo, de tal suerte que se diferencie que la jornada es la porción del día en que se desarrollan las labores para distinguir la diurna, la mixta y la nocturna, y el horario que es la cantidad y horas en las que la persona va a laborar.  Al respecto, debe definirse con claridad si es una jornada fija o rotativa, de acuerdo a la disponibilidad que el trabajador declare en la solicitud de empleo, si existe la obligación por la actividad de la empresa y la naturaleza de las labores de trabajar en jornada extraordinaria, caso en el cual debe declararse expresamente, lo mismo que en días feriados.  En todos los casos debe respetarse los límites previstos en los artículos 135, 136 y 138 del Código de Trabajo y recordar que si se trabaja horas extra, las mismas no deben ser permanentes y se deben pagar en la forma prevista en el artículo 139 del Código de Trabajo, de acuerdo al valor por hora de la jornada en la que se trabajen.  De igual manera, es relevante que se conozca los alcances de la jornada de excepción prevista en el artículo 143 del Código de Trabajo y las categorías y actividades ahí cubiertas, caso en el cual la jornada es de 12 horas con 1.30 horas de descansos intermedios que forman parte de esas 12 horas y son remunerados, y puede ser en el día o en la noche.  El pago correcto de la jornada de trabajo debe respaldarse con los respectivos registros de marcas o de asistencia, los cuales el patrono está obligado a conservar y presentar en caso de litigio.  También en cierto tipo de actividades en que se requiere la disponibilidad del trabajador fuera de su jornada ordinaria y fines de semana, debe pactarse de una vez el porcentaje de dinero de la disponibilidad, y los roles de la misma.  Adicionalmente, es oportuno definir el descanso intermedio en la jornada, si da para una jornada continua o una discontinua, y asimismo si se labora en jornada acumulativa semanal en 5 díass por semana como lo permite el artículo 136 del Código de Trabajo o, se trabaja durante 6 días por semana.  Finalmente, debe dejarse establecido el descanso semanal, si es en día fijo o si es rotativo, quedando claros en que debe ser de un día absoluto de descanso, es decir, día completo de 24 horas.

Salario y forma de pago, aspectos sobre los cuales abundan los artículos 162 a 176 del Código de Trabajo debiendo tener claridad el empleador sobre lo siguiente:

1. Debe definirse la categoría ocupacional correcta y conforme la misma garantizarse el pago al menos por jornada diaria completa, el salario mínimo previsto en el decreto de salarios mínimos vigente.
2. La frecuencia con que se va a pagar, a saber, por hora, por semana, por bisemana, por quincena o por mes.
3. La forma en que se va a pagar, a saber, en efectivo, por cheque, por depósito bancario o por transferencia bancaria.
4. Las deducciones que se van a aplicar, a saber, las cotizaciones a la CCSS, asociación solidarista, sindicato, cooperativa u otros.
5. Debe emitirse un comprobante de pago en cada periodo de pago que detalle el salario base, el salario bruto que incluya horas extra, horas dobles, comisiones, bonos y cualquier otra retribución de naturaleza salarial de acuerdo con los artículos 162 y 164 del Código de Trabajo y 3 y 30 de la Ley Constitutiva de la CCSS.  Ese comprobante debe ser entregado al empleado y debe firmar una copia de recibido.  Estos deben ser conservados por el patrono y presentados en caso de litigio.
6. Debe llevarse un Libro de Salarios conforme lo ordenan los artículos 144 y 176 del Código de Trabajo y lo ha venido exigiendo la jurisprudencia en repetidos pronunciamientos, para respaldar el pago correcto del salario.
7. Debe distinguirse, cuando corresponda, el salario en especie de conformidad con el artículo 166 del Código de Trabajo.
8. Debe distinguirse, cuando corresponda, el reconocimiento de incentivos tales como comisiones, bonos, etc.
9. Debe separarse otros rubros no salariales que no se deben incluir ni referenciar en el contrato como viáticos, alquiler de vehículo, pago de kilometraje.
10. Cuando se vaya a pagar por destajo, es decir por tarea o por contrato como también se conoce, es importante que se agregue al contrato de trabajo el tarifario vigente y que se recuerde que el mismo no debe ser modificado en perjuicio del trabajador, por lo que se recomienda siempre un estudio previo de costos, para definir con certeza.
11. El salario debe ser reportado completo mensualmente, en las planillas de la CCSS y el INS, y debe coincidir con los montos reales que se pagan al trabajador.

Otras estipulaciones, entre las cuales recomendamos:

1. Obligaciones y prohibiciones fuera de las previstas en los artículos 71, 72, 285 y 286 del Código de Trabajo.
2. Reglas sobre no competencia y protección de la confidencialidad de la información de conformidad con los artículos 2 y 7 de la Ley de Información No Divulgada y 10 de su Reglamento.
3. Reglas sobre la propiedad intelectual de obras e invenciones, de conformidad con la normativa vigente en esa materia.
4. Reglas sobre el uso, custodia y administración de herramientas, equipos y útiles de trabajo, con referencia de las políticas vigentes y asimismo entrega de los mismos con un acta responsiva que detalle qué se entrega, en qué condiciones y cuáles son las reglas de uso.
5. Vacaciones si son superiores al mínimo legal de 2 semanas por cada 50 semanas de trabajo continuo.
6. Beneficios de naturaleza no salarial que hayan sido indicados en la carta oferta (cuando se acostumbre enviar una propuesta previa por escrito).
7. Medio para atender notificaciones o comunicaciones relacionadas con el contrato.
8. Lugar y fecha de la firma del contrato, el cual debe extenderse en dos ejemplares, uno para cada parte.
9. Firma de las partes.  Se recomienda acompañar copia del documento de identificación del trabajador como respaldo de su firma, y cuando no sabe firmar que ponga su nombre o iniciales junto con su huella y dos testigos dan fe de su identidad poniendo su nombre, firma y cédula abajo.

Para otro aporte posterior, le explicaremos cómo definir cuándo existe un contrato de trabajo, pero recuerde no exponerse innecesariamente, porque el artículo 18 del Código de Trabajo y la jurisprudencia que lo desarrolla son muy claros, existe una presunción de laboralidad de la relación cuando una persona ejecuta personalmente un servicio, bajo una remuneración bajo cualquier denominación y sujeto a dependencia y subordinación.

No use machotes o formatos prestados, elabore su propio modelo de contrato y recuerde que no todos los puestos de la empresa son iguales, por lo que no es lo mismo un formato de contratos para Directores y Gerente, que otro para la fuerza de ventas, otro para el personal administrativo y otro para el personal operativo. 

Ahora tome su decisión debidamente informado, y acerquese a su oficina de abogados de confianza, quienes con la especialización y el conocimiento en el Derecho Laboral y procurando dar seguridad al patrono, le apoyará en todo el proceso, incluyendo la elaboración del contrato de trabajo.

LL.M.  LUIS MEDRANO STEELE

MANAGING PARTNER

LABOR LAW CORP S.A.