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TRASLADO DE CELEBRACIÓN Y PAGO DEL DÍA DE LAS CULTURAS 2018

El día 12 de octubre esteremos festejando la llegada del almirante genovés Cristóbal Colón, a América, celebrando consigo el encuentro entre las diferentes culturas que generó dicho acontecimiento.

A esta fecha se le ha denominado, como el Día del Encuentro de las Culturas, haciendo especial alusión al acercamiento de la cultura europea con las autóctonas del Nuevo Mundo. Anteriormente, la conmemoración del día 12 de octubre se denominaba el Día de la Raza; sin embargo, mediante reforma de la ley número 7426, del 21 de setiembre de 1994, abolió la 4169, “Día del Descubrimiento y la Raza”, del 29 de julio de 1968, que era discriminatoria y racista. La ley de 1994 estableció que “todos los años se conmemorará el 12 de octubre como ‘Día de las Culturas’, para exaltar el carácter pluricultural y multiétnico de Costa Rica”.

Dicha reforma atiende a una ardua lucha de un importante sector de la ciudadanía costarricense, consciente de la valiosa importancia de la memoria en la construcción y resguardo de la identidad nacional. En razón de lo anterior el día de las Culturas se cimenta en la tolerancia, el reconocimiento de la diversidad étnica prevaleciente en América y la herencia española.

Ahora bien, me permito abordar la duda suscitada por muchos de ustedes en atención al artículo 148 del Código de Trabajo, respecto al feriado del día 12 de Octubre, respecto de dos aspectos puntuales:

1. ¿Se puede trasladar su disfrute?
2. ¿Se debe remunerar en todos los casos dado que la norma indica que es feriado de pago no obligatorio?

Al respecto, regula la norma:
ARTICULO 148.-

Se considerarán días feriados y, por lo tanto, de pago obligatorio los siguientes: el 1 de enero, el 11 de abril, el Jueves y Viernes Santos, el 1 de mayo, el 25 de julio, el 15 de agosto, el 15 de setiembre, y el 25 de diciembre. Los días 2 de agosto y 12 de octubre también se considerarán días feriados pero su pago no será obligatorio.
… Cuando el 12 de octubre sea martes, miércoles, jueves o viernes, el patrono deberá disponer que ese día se trabaje y el disfrute se traslade al lunes siguiente…”  
A tenor de esa disposición y su interpretación, su disfrute SI se puede trasladar para el lunes 15 de octubre y no requiere de una autorización o acuerdo con los trabajadores, lo que sí recomendamos es que el traslado se comunique con una antelación no menor a 3 días, por una cuestión de buena fe. Esto quiere decir que el empleado labora normalmente el viernes 12 de octubre y su salario de esa semana lo percibe completo, en el caso del personal de salario por hora y pago semanal o bisemanal.
En cuanto a si ese feriado debe pagarse o no, repetimos lo que siempre ha tenido que aclararse:

1. Si el empleado gana salario mensual y no lo labora, es decir, disfruta el feriado, el día ya está incluido en su salario mensual y no debe retribuirse de manera adicional. Por el contrario, si se le convoca a laborar debe pagarse doble en la forma prevista por el artículo 152 CT.
2. Si el empleado gana salario por hora que se paga de manera semanal o bisemanal, si disfruta el feriado, el mismo NO es remunerado, es decir, se mantiene que su pago no es obligatorio.  Por el contrario, si se le convoca a laborar debe pagarse sencillo el tiempo laborado porque NO es de pago obligatorio.

Debe quedar claro que si se convoca al personal a trabajar, se le debe fundamentar la convocatoria en el artículo 151 CT y asimismo hacerla por escrito con al menos 3 días de anticipación y quien haya sido convocado y de manera injustificada no asista, quedará sujeto a una amonestación escrita.

Si existen preguntas adicionales, no dude en contactarnos.

Licda. Carolina Quirós Rojas.
Coordinadora de Servicios Legales.-
cquiros@laborlawcorp.com

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¿Por qué y cuándo debo asegurar a un trabajador en la CCSS y el INS?

Cuando voy a iniciar un negocio e inclusive cuando voy a contratar a una servidora doméstica en mi casa, debo tomar nota de que hay una serie de requisitos preoperativos que debo cumplir, dentro de los cuales uno extremadamente relevante es la apertura de número patronal y planilla en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), así como la apertura de la póliza de riesgos del trabajo en el Instituto Nacional de Seguros (INS).

Nos preguntan si ¿es obligatorio cuando se contrata a un trabajador para un negocio nuevo, abrir una planilla en la CCSS y en el INS o si pueden esperar unos meses mientras el negocio genera para pagar las planillas de la CCSS que representan un 26.33% adicional al salario del empleado? Nos piden considerar los costos de  la provisión de aguinaldo equivalente al 8.33% del salario mensual, la de cesantía que corresponde al 5.33% del salario mensual y lo que corresponda a las vacaciones.  Al respecto, debemos responder de manera tajante que la apertura del seguro en la CCSS, lo debe realizar la empresa como patrono y de acuerdo con el Reglamento del Seguro de Salud, que establece normas que no son de uso y conocimiento común, pero que existen y son de obligatorio acatamiento, a saber:

Artículo 66.-De las obligaciones de los patronos y los trabajadores independientes.  

1. Son obligaciones de los patronos:  

a. Inscribirse como tales ante la Caja en los primeros ocho días hábiles posteriores al inicio de la actividad o la adquisición de la empresa o negocio, aportando la siguiente información mínima:  

a.1.) Nombre y calidades: brindar nombre del negocio, y la actividad a que se dedica; señalar la dirección y los números de teléfono, apartado y facsímil, si los hubiere.

a.2.) Si se trata de personas jurídicas, además de los datos que le sean aplicables según el inciso anterior, deben aportarse fotocopias de la escritura de constitución y de la cédula jurídica

a.3.) Variaciones que se produzcan referentes a cambios en el nombre, representación legal, actividad o domicilio.  

b. Comunicar la venta o el arrendamiento del negocio, e indicar en las planillas la suspensión temporal o definitiva de los contratos de trabajo o la terminación de la actividad.

c. Otorgar permiso a sus trabajadores, para que puedan recibir las prestaciones a que se refiere este Reglamento.

d. Acreditar la condición de aseguramiento de los nuevos trabajadores conforme el procedimiento que la Caja indique.

e. Presentar dentro de los plazos programados y en la forma que disponga la administración (disquete, cintas, facsímil, etc.), la lista de sus trabajadores correspondiente al mes inmediato anterior con los datos requeridos.

f. Deducir de los salarios la cuota de los trabajadores, todo de conformidad con el artículo 30º de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y el artículo 95º del Código de Trabajo.

g. Pagar en los plazos establecidos y en la forma que disponga la administración (transferencia de fondos, tarjeta de crédito, teleproceso, etc.), tanto las cuotas patronales como las de sus trabajadores.

Pasada la fecha máxima de pago, el patrono deberá cancelar los  intereses y recargos que señala este Reglamento.   EL DESTACADO ES NUESTRO.

Por otra parte el patrono responderá personalmente por el no reporte oportuno de las planillas y el pago de las cotizaciones, tanto las propias como las del trabajador.  Al respecto el artículo 72 de ese reglamento establece:

Artículo 72º. De la responsabilidad patronal por el no aseguramiento.

Los patronos responderán integralmente por todas las prestaciones que este Reglamento otorga a los asalariados, cuando no hayan asegurado oportunamente a sus trabajadores o cuando ellos no hayan completado los plazos de espera.
Al respecto, los centros asistenciales deberán gestionar directamente el cobro de los servicios otorgados.

Asimismo la Ley Constitutiva de la CCSS en su artículo 30 establece:

Artículo 30.- Los patronos, al pagar el salario o sueldo a sus trabajadores, les deducirán las cuotas que éstos deban satisfacer y entregarán a la Caja el monto de las mismas, en el tiempo y forma que determine la Junta Directiva.

El patrono que no cumpla con la obligación que establece el párrafo anterior, responderá personalmente por el pago de dichas cuotas. Cuando el patrono fuere el Estado o sus instituciones, y el culpable de que no se haga la retención fuere un trabajador al servicio de ellos, la responsabilidad por el incumplimiento será suya y se le sancionará con suspensión del respectivo cargo, durante quince días, sin goce de sueldo.

En caso del traspaso o arrendamiento de una empresa de cualquier índole, el adquiriente o arrendatario responderá solidariamente con el trasmitente o arrendante, por el pago de las cuotas obreras o patronales que estos últimos fueren en deber a la Caja en el momento del traspaso o arrendamiento. Para que la Caja recupere las cuotas que se adeuden, se procederá de acuerdo con lo dispuesto en el penúltimo párrafo del artículo 53 de esta ley.

(Así reformado por el artículo 1º de la ley No. 4189 de 10 de setiembre de 1968 ). EL DESTACADO ES NUESTRO.

A la luz de lo expuesto, no existe opción alguna, el empadronamiento inmediato en la CCSS es obligatorio, de manera que en la fase preoperativa de su negocio, le recomendamos que incluya el costo que representa el Seguro Social.  Si usted decide no hacerlo, se expone además a:

1. Un proceso de inspección de la CCSS por omisión en el aseguramiento de los trabajadores, la apertura de oficio por parte de la CCSS de la planilla, y el cobro retroactivo de las planillas omitidas con las multas (5% de los salarios omitidos) y recargos de ley (ver artículo 44 inciso a. de la Ley Constitutiva de la CCSS en relación con el 71 del Reglamento del Seguro de Salud).
2. Una denuncia del trabajador ante la CCSS, cuando requiera los servicios de salud y no se encuentre asegurado, con las mismas consecuencias económicas y legales del punto a.

Por otro lado, nos preguntan, si ya estamos inscritos en la CCSS, y tenemos a todos nuestros trabajadores en la planilla y los reportamos a un 100% con sus salarios completos y en un determinado momento el negocio tiene problemas, qué hacemos ante los siguientes supuestos:

1. Pagamos los salarios completos pero no pagamos las planillas porque aunque hacemos la retención del 10.84% de la parte del aporte del trabajador, no tenemos los recursos para cubrir el 26.33% nuestro, y así ha venido ocurriendo durante varios meses de manera que arrastramos un pendiente de 4 meses de retraso, ¿qué consecuencias podemos tener?

Por un lado  el artículo 45 Ley Constitutiva de la CCSS  establece que retener del salario de los trabajadores la cotizacón y no pagarla constituye el delito de retención indebida, por lo que los patronos o representantes pueden verse expuestos a un proceso penal, y por otro lado, de conformidad con los artículos 36  de dicha Ley y los artículos 69 y 70 el Reglamento del Seguro de Salud establece que la CCSS da la atención al trabajador asegurado, pero cobrarea mientras se mantenga moroso todos los servicios médicos a los trabajadores, los que se sumarán al costo de las planillas adeudadas, además de los intereses legales y otras multas que procedan. 

2. Nuevas contrataciones solo las hacemos por servicios amparados a un contrato civil o comercial o bien dejamos pasar algunos meses antes de reportarlos en la CCSS, ¿qué consecuencias podemos tener?

De igual manera evadir la relación laboral o la cobertura del Seguro Social a través el uso de contratos de servicios, es ilegal, porque va en contra de los artículos 3 y 30 de la Ley Constitutiva de la CCSS y conlleva además procesos cobratorios por parte de la CCSS junto con multas e intereses (multa de 5 salarios base por no reportar a los trabajadores o reportarlos con salarios menores a los reales) ver artículo 44 inciso c) de la ley referida.

Asimismo, en el supuesto de una empresa en marcha, finalmente nos consultan si ¿podemos reportar menos salario en la planilla de la CCSS y el resto pagarlo por servicios?  La respuesta es que si se contrató bajo relación laboral, la misma es indivisible, por lo que todo pago que se realice con ocasión del trabajo prestado es salario, de manera que el mismo debe reportarse completo y no hacerlo constituye un proceder ilegal que nuevamente expone al patrono a sanciones legales y económicas, tal y como se expuso en el párrafo anterior.

De igual manera se constituye en obligatoria la apertura de la póliza de riesgos de trabajo desde el primer día de la relación laboral, en el entendido de que si el patrono no lo hace responde íntegramente frente al trabajador y el INS por todas las prestaciones médico-sanitarias, en dinero y rehabilitación que el trabajador requiera o que se le hayan otorgado -ver artículos 193 y 201 del Código de Trabajo-.   Ningún trabajador debe ingresar a laborar a la empresa, sin haber abierto la póliza o haberlo reportado en la misma, porque el patrono puede asumir todas las consecuencias económicas de las incapacidades temporales, permanentes e inclusive la muerte del trabajador, con ocasión de un accidente o enfermedad de trabajo, en los términos de los artículos 195, 196 y 197 de ese mismo texto legal.  Tome nota de que no existe una tarifa fija por parte del INS para cobrar la prima del seguro obligatorio de riesgos de trabajo, sino que eso depende de la actividad declarada por el patrono, por lo que el trámite de inscripción de la planilla siempre debe hacerse personalmente en una Sucursal del INS para que usted de previo conozca los costos.

Entonces, nos preguntan ¿si la póliza se puede abrir o el trabajador se puede incluir hasta pasados unos días o semanas para ver si sirve?  La respuesta es no, porque no se pueden hacer aperturas o inclusiones retroactivas en la póliza para cubrir accidentes de trabajo que ocurrieron sin tener la cobertura de la póliza, ya que la misma cobra vigencia desde el momento en que se abre o el trajador es reportado -ver artículo 216 del Código de Trabajo-.  Para los reportes salariales rigen los mismos comentarios que hicimos respecto a las planillas de la CCSS, en el sentido de que deben reportarse los salarios reales y completos, para que cuando el trabajador asegurado sufra un accidente o enfermedad de trabajo goce de una cobertura total, recordando que en el caso del INS, el patrono no paga ningún subsidio, sino que lo paga el INS a un 60% del salario desde el primer día de incapacidad.

Recuerde que aun en contrataciones excepcionales como son los contratos de temporada y, por obra o plazo determinado, debe dar al trabajador la cobertura de los seguros de la CCSS y el INS.

Ahora lleve a cabo el proceso debidamente informado, y acerquese a su oficina de abogados de confianza, quienes con la especialización y el conocimiento en el Derecho Laboral y procurando dar seguridad al patrono, le apoyará en todo el proceso de apertura de planillas en la CCSS y el INS. 

LL.M.  LUIS MEDRANO STEELE

MANAGING PARTNER

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¿Por qué debo hacer un contrato de trabajo y qué debe contener? 

No pierda de vista que con ocasión de la vigencia de la Reforma Procesal Laboral conocida como RPL, a partir del 25 de julio de 2018, las reglas del juego cambiaron y ahora se constituye en una obligación para el patrono, con contadas y prácticamente irrelevantes excepciones -ver artículo 22 del Código de Trabajo-.  Constituye una carga procesal para el patrono, demostrar la existencia del contrato escrito y la ausencia del mismo prueba en contrato del patrono, tal y como lo ha desarrollado la jurisprudencia alrededor del artículo 25 del Código de Trabajo y lo impone como deber procesal el artículo 478 del mismo texto legal.  Quiere decir, que no tengo opción, debo desarrollar un contrato escrito.

Entonces surge la necesidad de aclarar qué debe contener un contrato de trabajo por escrito, por lo que debemos remitirnos a lo que señala el artículo 24 del Código de Trabajo y que detallo así:

Identificación completa de las partes, incluyendo estado civil, nacionalidad, número de identificación, profesión u oficio, domicilio exacto.  Tome nota que si contrata menores de edad, deben tener edad entre los 15 y 17 años, y no se requiere permiso escrito de los padres ni del PANI, quedan sujetos en cuanto a condiciones de trabajo a lo previsto en el Código de la Niñez y de la Adolescencia, entre a tipos de labores, jornadas y horarios, y gozan de los mismos derechos laborales de un trabajador adulto.

Naturaleza del contrato, lo que implica distinguir si es por tiempo indefinido -la regla general- o por excepción, a plazo o por obra determinada -ver artículos 26 y 27 del Código de Trabajo-.

Descripción del puesto y funciones, lo que implica tener definido un perfil del puesto con requisitos, funciones, competencias, responsabilidades sobre activos y dinero, así como definir las consecuencias del error.  Es muy importante definir el puesto, de manera que a futuro no existan contingencias por diferencias salariales derivadas de una mala ubicación de la categoría ocupacional, tomando en ese sentido en cuenta el decreto de salarios mínimos vigente y el Manual de Perfiles Ocupacionales aprobado por el Consejo Nacional de Salarios en el año 2000.

Lugar de trabajo o área en la que va a laborar, de manera que se defina si las labores se desarrollarán en el centro de trabajo fijo, si lo va a hacer rotando en diferentes sitios o inclusive si sus labores se realizan fuera del centro de trabajo -por ejemplo, la fuerza de ventas de una empresa-.  Esto también es importante definirlo en caso de futuros cambios de ubicación del lugar de trabajo, para la eventual aplicación del artículo 38 del Código de Trabajo.

Jornada y horario de trabajo, de tal suerte que se diferencie que la jornada es la porción del día en que se desarrollan las labores para distinguir la diurna, la mixta y la nocturna, y el horario que es la cantidad y horas en las que la persona va a laborar.  Al respecto, debe definirse con claridad si es una jornada fija o rotativa, de acuerdo a la disponibilidad que el trabajador declare en la solicitud de empleo, si existe la obligación por la actividad de la empresa y la naturaleza de las labores de trabajar en jornada extraordinaria, caso en el cual debe declararse expresamente, lo mismo que en días feriados.  En todos los casos debe respetarse los límites previstos en los artículos 135, 136 y 138 del Código de Trabajo y recordar que si se trabaja horas extra, las mismas no deben ser permanentes y se deben pagar en la forma prevista en el artículo 139 del Código de Trabajo, de acuerdo al valor por hora de la jornada en la que se trabajen.  De igual manera, es relevante que se conozca los alcances de la jornada de excepción prevista en el artículo 143 del Código de Trabajo y las categorías y actividades ahí cubiertas, caso en el cual la jornada es de 12 horas con 1.30 horas de descansos intermedios que forman parte de esas 12 horas y son remunerados, y puede ser en el día o en la noche.  El pago correcto de la jornada de trabajo debe respaldarse con los respectivos registros de marcas o de asistencia, los cuales el patrono está obligado a conservar y presentar en caso de litigio.  También en cierto tipo de actividades en que se requiere la disponibilidad del trabajador fuera de su jornada ordinaria y fines de semana, debe pactarse de una vez el porcentaje de dinero de la disponibilidad, y los roles de la misma.  Adicionalmente, es oportuno definir el descanso intermedio en la jornada, si da para una jornada continua o una discontinua, y asimismo si se labora en jornada acumulativa semanal en 5 díass por semana como lo permite el artículo 136 del Código de Trabajo o, se trabaja durante 6 días por semana.  Finalmente, debe dejarse establecido el descanso semanal, si es en día fijo o si es rotativo, quedando claros en que debe ser de un día absoluto de descanso, es decir, día completo de 24 horas.

Salario y forma de pago, aspectos sobre los cuales abundan los artículos 162 a 176 del Código de Trabajo debiendo tener claridad el empleador sobre lo siguiente:

1. Debe definirse la categoría ocupacional correcta y conforme la misma garantizarse el pago al menos por jornada diaria completa, el salario mínimo previsto en el decreto de salarios mínimos vigente.
2. La frecuencia con que se va a pagar, a saber, por hora, por semana, por bisemana, por quincena o por mes.
3. La forma en que se va a pagar, a saber, en efectivo, por cheque, por depósito bancario o por transferencia bancaria.
4. Las deducciones que se van a aplicar, a saber, las cotizaciones a la CCSS, asociación solidarista, sindicato, cooperativa u otros.
5. Debe emitirse un comprobante de pago en cada periodo de pago que detalle el salario base, el salario bruto que incluya horas extra, horas dobles, comisiones, bonos y cualquier otra retribución de naturaleza salarial de acuerdo con los artículos 162 y 164 del Código de Trabajo y 3 y 30 de la Ley Constitutiva de la CCSS.  Ese comprobante debe ser entregado al empleado y debe firmar una copia de recibido.  Estos deben ser conservados por el patrono y presentados en caso de litigio.
6. Debe llevarse un Libro de Salarios conforme lo ordenan los artículos 144 y 176 del Código de Trabajo y lo ha venido exigiendo la jurisprudencia en repetidos pronunciamientos, para respaldar el pago correcto del salario.
7. Debe distinguirse, cuando corresponda, el salario en especie de conformidad con el artículo 166 del Código de Trabajo.
8. Debe distinguirse, cuando corresponda, el reconocimiento de incentivos tales como comisiones, bonos, etc.
9. Debe separarse otros rubros no salariales que no se deben incluir ni referenciar en el contrato como viáticos, alquiler de vehículo, pago de kilometraje.
10. Cuando se vaya a pagar por destajo, es decir por tarea o por contrato como también se conoce, es importante que se agregue al contrato de trabajo el tarifario vigente y que se recuerde que el mismo no debe ser modificado en perjuicio del trabajador, por lo que se recomienda siempre un estudio previo de costos, para definir con certeza.
11. El salario debe ser reportado completo mensualmente, en las planillas de la CCSS y el INS, y debe coincidir con los montos reales que se pagan al trabajador.

Otras estipulaciones, entre las cuales recomendamos:

1. Obligaciones y prohibiciones fuera de las previstas en los artículos 71, 72, 285 y 286 del Código de Trabajo.
2. Reglas sobre no competencia y protección de la confidencialidad de la información de conformidad con los artículos 2 y 7 de la Ley de Información No Divulgada y 10 de su Reglamento.
3. Reglas sobre la propiedad intelectual de obras e invenciones, de conformidad con la normativa vigente en esa materia.
4. Reglas sobre el uso, custodia y administración de herramientas, equipos y útiles de trabajo, con referencia de las políticas vigentes y asimismo entrega de los mismos con un acta responsiva que detalle qué se entrega, en qué condiciones y cuáles son las reglas de uso.
5. Vacaciones si son superiores al mínimo legal de 2 semanas por cada 50 semanas de trabajo continuo.
6. Beneficios de naturaleza no salarial que hayan sido indicados en la carta oferta (cuando se acostumbre enviar una propuesta previa por escrito).
7. Medio para atender notificaciones o comunicaciones relacionadas con el contrato.
8. Lugar y fecha de la firma del contrato, el cual debe extenderse en dos ejemplares, uno para cada parte.
9. Firma de las partes.  Se recomienda acompañar copia del documento de identificación del trabajador como respaldo de su firma, y cuando no sabe firmar que ponga su nombre o iniciales junto con su huella y dos testigos dan fe de su identidad poniendo su nombre, firma y cédula abajo.

Para otro aporte posterior, le explicaremos cómo definir cuándo existe un contrato de trabajo, pero recuerde no exponerse innecesariamente, porque el artículo 18 del Código de Trabajo y la jurisprudencia que lo desarrolla son muy claros, existe una presunción de laboralidad de la relación cuando una persona ejecuta personalmente un servicio, bajo una remuneración bajo cualquier denominación y sujeto a dependencia y subordinación.

No use machotes o formatos prestados, elabore su propio modelo de contrato y recuerde que no todos los puestos de la empresa son iguales, por lo que no es lo mismo un formato de contratos para Directores y Gerente, que otro para la fuerza de ventas, otro para el personal administrativo y otro para el personal operativo. 

Ahora tome su decisión debidamente informado, y acerquese a su oficina de abogados de confianza, quienes con la especialización y el conocimiento en el Derecho Laboral y procurando dar seguridad al patrono, le apoyará en todo el proceso, incluyendo la elaboración del contrato de trabajo.

LL.M.  LUIS MEDRANO STEELE

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¿QUE DEBO DE SABER DE PREVIO A CONTRATAR UNA EMPLEADA DOMESTICA?

Muchos de nosotros requerimos contratar el servicio doméstico para hacer en nuestro hogar labores de limpieza, lavado de ropa, planchado, cocina, entre otras, y buscamos a una persona que dependiendo de nuestras necesidades y la cantidad de personas en el hogar, nos trabaje por horas uno o varios días por semana, o bien, lo haga la semana completa.

Generalmente pensamos en que como se trata de una relación de confianza, en nuestro hogar, puede hacerse de manera verbal, básicamente pactando el precio del servicio, la cantidad de tiempo y las labores a realizar, lo cual lamentablemente, no es correcto.

Los aspectos básicos a considerar para contratar en nuestra casa el servicio doméstico, particularmente cuando somos extranjeros, y no conocemos en detalle el idioma ni la ley de Costa Rica, es tener claro los siguientes aspectos:

La relación de servicio doméstico tendrá dos partes, la que presta el servicio, que se denomina trabajadora y propiamente servidora doméstica, y quien requiere el servicio que se denomina el patrono.  El acuerdo entre ambos va a dar lugar al contrato de trabajo de servicio doméstico, el cual se encuentra regula en el artículo 101 del Código de Trabajo y establece:

Las personas trabajadoras domésticas son las que brindan asistencia y bienestar a una familia o persona, en forma remunerada; se dedican, en forma habitual y sistemática, a labores de limpieza, cocina, lavado, planchado y demás labores propias de un hogar, residencia o habitación particular, que no generan lucro para las personas empleadoras; también pueden asumir labores relativas al cuidado de personas, cuando así se acuerde entre las partes y estas se desarrollen en la casa de la persona atendida.

Dejemos claro entonces que la servidora doméstica es aquella persona que presta sus servicios a una familia o persona en una casa de habitación, de manera que cuando se trata de una persona que nos llega a limpiar el negocio, la oficina o algún establecimiento, no se trata de servicio doméstico, sino de una miscelánea, que tiene una condición, regulación y salarios distintos, por lo que le recomiendo no confundir a una con otra.

Toda servidora doméstica debe ser contratada al amparo de un contrato por escrito de servicio doméstico, el cual debe desarrollarse conforme el contenido que establece el artículo 24 del Código de Trabajo.  Indica en ese sentido el artículo 101 supracitado:

Las condiciones de trabajo, así como las labores específicas por realizarse, independientemente de la jornada que se establezca, deberán estipularse en un contrato de trabajo, por escrito, de conformidad con los requisitos estipulados en el artículo 24 del presente Código y las leyes conexas.

Entonces el contrato que debemos desarrollar debe contener al menos:

1. La identificación de las partes -trabajador y patrono- con sus datos de ID, domicilio, estado civil, oficio, nacionalidad.  No pierda de vista que para el servicio doméstico está prohinido contratar menores de 15 años de edad, y si tienen entre 15 y 17 años, no pueden trabajar más de 6 horas diarias y 36 horas por semana, y tienen en cuanto a descansos, salario, vacaciones y demás, los mismos derechos laborales de un mayor de edad.
2. La naturaleza del contrato, que por regla general debe ser por tiempo indefinido, es decir, sin fecha de terminación ya que se da preferencia en la ley a la continuidad del trabajo.  Normalmente la servidora doméstica es contratada por tiempo indefinido, a no ser que usted solo vaya a permanecer una corta temporada en la casa, caso en el cual puede pactar que sea a plazo determinado -menos de un año-.
3. La jornada y horario de trabajo, es decir, si se trata de jornada diurna (la que se desarrolla entre las 5 a.m. y las 7 p.m. y con un límite de 8 horas diarias y 48 por semana), nocturna (la que se desarrolla entre las 7 p.m. y las 5 a.m. y con un límite de 6 horas diarias y 36 por semana), y mixta (la que se desarrolla parte en el día y parte en la noche sin ingresar más de 3.5 horas entre las 7 p.m. y las 5 a.m. porque se convierte en nocturna y con un límite de 7 horas diarias y 36 por semana).  Normalmente, la servidora doméstica es contratada en jornada diurna, durante 5 ó 6 días por semana, de lunes a viernes o de lunes a sábado.  En cuanto al horario, el mismo va a depender de si se le contrata por horas o por tiempo completo, de manera que si lo hace por horas, debe especificar la cantidad de horas por día y cuántos y cuáles días por hora, sin perjuicio de que de común acuerdo las partes incorporen la flexibilidad de modificar el horario a conveniencia de ambos.  Cuando se contrata a tiempo completo, debe considerarse que el horario debe establecer en un rango diurno entre las 5 a.m. y las 7 p.m., con un tope de 8 horas diarias si labora de lunes a sábado y de 9.30 horas diarias de lunes a viernes o 10 horas de lunes a jueves y 8 horas los viernes, cuando solo labore de lunes a viernes, aplicando al respecto el concepto de jornada acumulativa semanal que permite el artículo 136 del Código de Trabajo, eso sí, debidamente expresado en el contrato desde el inicio de la relación -ver artículo 105 inciso b) Código de Trabajo- .  De igual manera las partes deben pactar los tiempos de descanso intermedios, incluido el periodo de alimentación que de conformidad con el artículo 105 inciso b) Código de Trabajo debe ser mínimo de 1 hora, de manera que recomendamos otorgarlo por un lapso de 60 minutos a mitad de la jornada, periodo ese que no es remunerado, lo que a manera de ejemplo, nos lleva a pactar en una jornada de tiempo completo, un horario de 7 a.m. a 6 p.m. de lunes a jueves con 10 horas de trabajo efectivo y 1 hora de descanso, y los viernes de 7 a.m. a 4 p.m., donde labora 8 horas efectivas y 1 hora de descanso, o bien puede hacerlo laborando de lunes a sábado de 7 a.m. a 4 p.m.., con 8 horas de trabajo efectivo y 1 hora de descanso.  En el caso del servicio doméstico contratado por horas,  cuando trabajen más de 3 horas pero menos de 8 horas diarias, el tiempo de descanso intermedio será proporcional a las horas laboradas, a manera de ejemplo, si laboran 4 horas tiene derecho a 30 minutos de descanso intermedio.
4. El salario y la forma de pago, prevaleciendo siempre el valor del salario mínimo de ley establecido por el Ministerio de Trabajo, en forma obligatoria a través de un Decreto que se actualiza anualmente y rige a partir del 01 de enero de cada año y que en la actualidad para el servicio doméstico corresponde a la suma de 183,939.51 colones (año 2018). Ese salario cubre el mes completo de labores -30 días- para el personal que es contratado a tiempo completo e incluye la remuneración de las 8 horas del día de descanso semanal.  Si el trabajador labora -que lo puede hacer hasta un tope de 4 horas diarias y por actividades especiales, nunca de manera permanente- horas extra, es decir, más horas de su jornada ordinaria, esas horas se pagan a tiempo y medio, entonces se toma el salario mensual y se divide entre 30 para obtener el salario diario, y luego se divide entre 8 para obtener el salario por hora, y con base en el valor de la hora, se multiplica por la cantidad de horas extra que la persona laboró ese día y se multiplica por el factor 1.5 que es el valor de la hora extraordinaria, y así se remunera correctamente la hora extra -ver artículo 139 Código de Trabajo-. Si se contrata por horas, entonces debe dividirse el salario mensual entre 30 para obtener el salario diario, y luego se divide entre 8 para obtener el salario por hora y sobre ese valor mínimo se paga cuando se trabaja por horas.  En la realidad, normalmente quienes ofrecen sus servicios para labores domésticas, solicitan en forma mensual o por hora, un salario mayor, lo que usted necesita saber es que nunca puede pagar menos del valor del salario mínimo. 

No pierda de vista que si usted da alimentación y pide a la servidora doméstica que duerma en el hogar, o si además ella le pide que le dee una suma adicional para pagar los pasajes del autobús cuando se traslada, eso constituye salario en especie y debe pactarse como parte del salario hasta en un 50% adicional al salario en dinero y si no existe acuerdo, es equivalente a ese 50%.  Tenga esto muy claro porque lo debe tomar en cuenta cuando calcule el aguinaldo o pague la liquidación al finalizar la relación laboral, ya que es un tema que generalmente despierta conflicto entre las partes.

El salario debe pagarse completo, aplicando solamente las siguientes deducciones:

10.84% de contribución al Seguro Social para el año 2018.

Debe pagarse en forma quincenal si es salario mensual, los 15 y 30 ó 31, y en forma semanal cuando se contrata por hora.  Es obligatorio extender un comprobante de pago en dos ejemplares, y que detalle el monto total, las deducciones y el neto que la trabajadora recibe, entregando el original a la empleada y la copia ella la firma de recibido y el patrono la debe conservar, no las bote o destruya, conservela que le servirá de prueba en caso de conflicto.  El pago lo puede hacer en efectivo, mediante cheque, depósito a cuenta en banco o transferencia electrónica.

5. El lugar donde debe prestarse el servicio, es decir, la dirección de la casa donde debe laborar.
6. El día de descanso que la trabajadora va a disfrutar que normalmente en tiempo completo es el domingo.
7. Las vacaciones y los feriados, que corresponden a 15 días por cada 50 semanas de trabajo efectivo, y los 11 días feriados de ley (ver artículos 105 inciso d), 148 y 153 Código de Trabajo.
8. Cualquier otro acuerdo que las partes establezcan.  Se recomienda incluir obligaciones y prohibiciones adicionales a las previstas en los artículos 71 y 72 del Código de Trabajo.
9. Lugar y fecha de celebración del contrato, el cual debe emitirse y firmarse en dos ejemplares.
10. Firmas de las dos personas.  Se recomienda que se le saque una copia a la cédula o documento de identificación de la trabajadora y se pegue al ejemplar del contrato que conserva el patrono.

Toda trabajadora doméstica debe contar con la cobertura del Seguro Social, para la cobertura de los seguros de enfermedad y maternidad, y la contribución a la pensión de invalidez, vejez o muerte, de conformidad con los artículos 3 y 30 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).  Asimismo, debe contar con la cobertura del régimen de riesgos de trabajo por parte del Instituto Nacional de Seguros (INS), en caso de enfermedades o accidentes de trabajo, de conformidad con los artículos 193 y siguientes del Código de Trabajo.  Se trata de obligaciones imperativas previstas en el artículo 104 del Código de Trabajo, en el entendido de que de previo a iniciar las labores, ustede debe ir a la Sucursal de la CCSS más cercana a su domicilio a trabajar la inscripción como patrono de servicio doméstico o bien hacer el trámite en línea, ya que no debe demorarse más de 8 días después de iniciado el trabajo; la facturación del Seguro Social se emitirá todos los meses, lo que obliga a generar una planilla electrónica en los primeros 3 días hábiles de cada mes y el cobro y periodo de pago es entre el 10 y 15 de cada mes, y en el caso del INS debe ir a la  sucursal más cercana a tramitar la apertura de una póliza de riesgos de trabajo como patrono de servicio doméstico, la cual se renueva trimestralmente y cubre los servicios ocasionales de jardinería o mantenimiento en el hogar.   En el caso de que contrate por horas, igual debe cumplir con tales obligaciones, siendo que en la actualidad la CCSS tiene abierta la posibilidad para el aseguramiento por horas (ver http://yoestoyseguro.cr/trabajadora-domestica/?gclid=EAIaIQobChMIvd3x3pGX3AIVTgOGCh1xoQQGEAAYASAAEgLHPvD_BwE)

Tome nota que usted contará con un periodo de prueba de tres meses, durante los cuales usted puede medir el trabajo de la servidora doméstica y si le gusta o no lo que hace, de manera que si no está conforme la puede despedir en periodo de prueba, pagando solamente los extremos de aguinaldo y vacaciones proporcionales, siempre que lo haga antes de superar los 3 meses (nunca llegue a los 3 meses exactos).  Superado el periodo de prueba y si usted decide despedir sin causa, o sea con responsabilidad patronal, debe pagar los extremos de aguinaldo, vacaciones, preaviso y cesantía, y si la trabajadora incurre en incumplimientos a las obligaciones o prohibiciones previstas en la ley o el contrato, la debe amonestar por escrito y la reincidencia se sanciona con el despido sin responsabilidad patronal, siempre que haya un lapso no mayor a 3 meses entre una falta y otra y que sean hechos similares.  También podrá despedir sin responsabilidad patronal cuando la trabajadora incurra en una de las faltas graves previstas en el artículo 81 del Código de Trabajo.

Finalmente, tome nota de que cuando la trabajadora doméstica se enferme, tiene derecho a incapacitarse, caso en el cual durante los 3 primeros días usted debe pagarle el 50% del salario y a partir del cuarto día de incapacidad es la CCSS la que paga un subsidio de incapacidad correspondiente al 60% del salario.  Si la trabajadora sufre un accidente laboral, usted no tiene obligación de cubrir suma alguna y es el INS el que cubre el subsidio de incapacidad desde el primer día equivalente al 60% del salario.  Cuando la trabajadora resulte embarazada, usted tiene prohibido despedirla por ese motivo y debe respetar su embarazo y asimismo ella tiene derecho a una licencia de maternidad de 4 meses, que son 1 mes antes del parto y los 3 posteriores, y asimismo, luego de que se reintegre a laborar, tiene derecho a una licencia de lactancia que se mantiene todo el tiempo que un médico de la CCSS lo determine y que le permite ingresar una hora después o salir una hora antes del trabajo -artículo 97 Código de Trabajo- y mientras mantenga la condición de lactancia se mantiene la prohibición de despido, salvo que incurra en una falta grave, caso en el cual corresponde gestionar el permiso de despido ante el Ministerio de Trabajo demostrando la falta grave.

Ahora tome su decisión debidamente informado, y acerquese a su oficina de abogados de confianza, quienes con la especialización y el conocimiento en el Derecho Laboral y procurando dar seguridad al patrono, le apoyará en todo el proceso, incluyendo la elaboración del contrato de trabajo.

LL.M.  LUIS MEDRANO STEELE

MANAGING PARTNER

LABOR LAW CORP S.A.

Artículo desarrollado por Lic. Luis Medrano Steele de la firma legal Labor Law Corp en colaboración para G&M Attorneys para su publicación en la Revista Howler con circulación en Guanacaste y San Carlos.

¿Cómo manejo los días feriados con mis empleados?

Siempre es importante planificar de previo a la finalización del año en curso, las fechas importantes del año siguiente, y una de ellas son los días feriados, los cuales para la operación de su negocio resulta vital tomar en cuenta, para efectos de decidir con anticipación -aclaro, no siempre se puede anticipar-, si otorgo su disfrute o por excepción, se deben laborar.

Entonces lo primero que debo dejar claro, es que a la fecha, los únicos feriados son los previstos en el artículos 148 del Código de Trabajo, los cuales no incluyen la celebración del Día del Padre.  Esos feriados se dividen en dos tipos:

De pago legal obligatorio:
01 de enero
11 de abril
Jueves y Viernes Santo
01 de mayo
25 de julio
15 de agosto
15 de setiembre
25 diciembre

De no pago legal obligatorio:
02 de agosto
12 de octubre

Cuando usted contrata personal de salario mensual, con pago fraccionado por quincena, el salario incluye los 365 días del año, es decir, los 30 días del mes incluyendo los días feriados y el día de descanso semanal.  Es decir, en el salario mensual se incluye el valor de las 8 horas de cada día feriado.

¿Y qué pasa cuando por necesidades de la operación debo convocar al personal a laborar un día feriado?  Entonces les debo pagar el valor adicional de las horas que haya laborado ese día.  Si por ejemplo, le correspondió laborar el 25 de julio en horario normal, 8 horas, entonces usted debe adicionar al salario de la segunda quincena de julio el equivalente a 8 horas adicionales para completar el pago doble -ver artículos 149 y 152 del Código de Trabajo-.  Y si laboran 12 horas ese día, cómo procedo?  Entonces paga 8 horas adicionales y sobre las 4 horas extra las paga como horas extra dobles, es decir, el salario doble por hora, por 1.5 por las 4 horas extra.

De inmediato surge la pregunta, y puedo convocar a mi personal a laborar los días feriados?  Por regla general, conforme el artículo 149 Código de Trabajo, está prohibido convocar al personal a laborar un feriado, pero si lo hace queda expuesto a una multa por infracción a las leyes de trabajo, que conforme a los artículos 400 y 398 inciso 3) del Código de Trabajo lo expone a pagar de 8 a 11 salarios base en caso de una acusación judicial de la Inspección de Trabajo (salario base en 2018 es de 431,000 colones).  Lo recomendable es echar un vistazo al artículo 151 del Código de Trabajo, que establece:

ARTICULO 151.

También se exceptúan de lo ordenado en el artículo 149 las personas que se ocupan exclusivamente:

a. En labores destinadas a reparar deterioros causados por fuerza mayor o caso fortuito, siempre que la reparación sea impostergable;

b. En labores que exigen continuidad por la índole de las necesidades que satisfacen, por motivos de carácter técnico, o por razones fundadas en la conveniencia de evitar notables perjuicios al interés público, a la agricultura, a la ganadería, o a la industria;

c. En las obras que por su naturaleza no pueden ejecutarse sino en estaciones determinadas y que dependen de la acción irregular de las fuerzas naturales, y

d. En los trabajos necesarios e impostergables para la buena marcha de una empresa.

e. En las labores no comprendidas en el presente y el anterior artículos, siempre que el trabajador consienta voluntariamente en trabajar durante los siguientes días feriados: el 19 de marzo, el 11 de abril, el día de Corpus Christi, el 29 de junio, el 2 y el 15 de agosto, el 12 de octubre y el 8 de diciembre.

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 1° de la ley N° 1090 del 29 de agosto de 1947)

 (Nota: Ver ley N°  7619 del 18 de julio de 1996, según la cual dejaron de ser días feriados el 19 de marzo , el día de Corpus Christi, el 29 de junio y el 8 de diciembre.)

Conforme esa disposición usted puede fundamentar la convocatoria a su personal para laborar un feriado, particularmente cuando concurra alguna de las circunstancias de los incisos b), c) o d).  Ahora es importante, que no le quite el disfrute de todos los feriados a sus empleados ni que tampoco lo haga con todos, de manera que establezca roles para que tarde o temprano, todos disfruten de los mismos, con criterios de equidad e igualdad.

La siguiente pregunta que nace es, ¿cómo convoco al personal para laborar un feriado?

Al respecto lo correcto es hacerlo por escrito, con anticipación, no menor a un mes, puesto que con planificación ya usted conoce su operación, sus necesidades y sobre todo las fechas de la semana en que caen los feriados, de manera que emita una carta circular convocando al personal “necesario” para laborar ese día, y que el personal le firme una lista confirmando que fue informado y que asume el compromiso obligatorio de presentarse a laborar, advertido que si no lo hace se expone entonces a una sanción disciplinaria de amonestación escrita, derivado de su incumplimiento y del eventual impacto de su ausencia en la operación.  Dicha convocatoria debe realizarla fundamentándose en el artículo 151 supracitado, de acuerdo al inciso que corresponda.  Si el empleado injustificadamente no se presenta, deje registro documentado de la ausencia y posteriormente le aplica la amonestación escrita -espere a que se complete el mes calendario, no vaya a ser que acumule en el mes 2 ausencias consecutivas o 3 alternas en el mismo mes calendario que le permitan ejecutar un despido sin responsabilidad patronal con fundamento en el inciso g) del artículo 81 del Código de Trabajo-.   Tome nota que no puede rebajar el día de salario, porque como el feriado es de pago obligatorio, debe pagar siempre el valor sencillo del día.

Finalmente, debemos llegar a hacer la diferenciación entre los feriados de pago legal obligatorio y los de no pago legal obligatorio y qué pasa con el 12 de octubre.  Nos preguntan si ¿podemos trasladar el disfrute de días los feriados -cualquiera de las 11- para fechas distintas?  La respuesta es que NO, salvo el día 12 de octubre que es el ÚNICO que se DEBE trasladar al lunes siguiente y el traslado opera de manera automática, no obstante tiene una excepción: Si la empresa o entidad se ve imposibilitada de paralizar o interrumpir sus labores debido a la naturaleza de sus actividades o del mayor movimiento que se produce los sábados y domingos, el patrono podrá, previa aceptación del trabajador, señalar el día en el que se disfrutará el feriado, dentro de un plazo no mayor a 15 días. Sin embargo, para efectos del 12 de octubre éste no se podrá trasladar al lunes siguiente aún y cuando exista un consentimiento expreso por parte de los colaboradores.

De seguido nos preguntan, existe alguna diferencia entre los feriados de pago obligatorio y los de no pago obligatorio?  Veamos:

Los feriados de pago obligatorio son: 1 de enero, 11 de abril, Jueves y Viernes Santos, 1 de mayo, 25 de julio, 15 de agosto, 15 de setiembre y 25 de diciembre. 

Los días 2 de agosto y 12 de octubre son feriados de pago NO obligatorio. 

La forma de pago de estos feriados dependerá de si se trata de puestos con modalidad de pago mensual o de pago por hora y frecuencia semanal o bisemanal.

Para los trabajadores de pago mensual, el salario contempla los 30 días del mes, incluyendo días de descanso y feriados.  Siendo como consecuencia que el feriado de pago obligatorio ya estará remunerado en el salario del trabajador de pago mensual.  Esto incluye tanto los feriados de pago como de no pago legal obligatorio, lo que implica que si usted convoca a laborar a un empleado un día feriado de no pago legal obligatorio, para él se convierte en obligatorio porque está incluido fijo en su salario mensual, de manera que debe agregar adicional conforme el artículo 152 Código de Trabajo, con el valor ordinario adicional, las horas que labore ese día.

En el caso de los trabajadores de pago semanal, aún cuando solamente se les remunera por los días efectivamente laborados, se les debe incluir un salario sencillo (equivalente a una jornada de 8 horas) por el día feriado de pago obligatorio.  Si, por el contrario, son convocados a laborar en día feriado de pago obligatorio, el salario de ese día se remunera doble, así como también las horas extra (el valor de la hora extra se calcula sobre el valor de la hora doble de ese día).  Respecto de los días feriados de no pago legal obligatorio, si no son convocados a laborar, no se les paga y si se les convoca a laborar, se les paga con el valor de la hora ordinaria, no con la hora doble, porque es un feriado no obligatorio: contrasentido, sí, pero así se ha desarrollado y lo refuerzan los criterios de la Asesoría Legal Externa del Ministerio de Trabajo.

Finalmente, nos consulta qué pasa cuando un feriado coincide con el día de descanso semanal? En ese caso prevalece el feriado y si es obligatorio se pagan las 8 horas, y si se labora se paga doble, pero NO se paga triple, porque el pago triple no existe.

Le recomendamos dos cosas:

1. Planifique el año con respecto a los feriados y vacaciones de su personal.
2. Pague correctamente los feriados cuando se laboren y diferencie los de pago y no pago legal obligatorio, según el personal sea de salario mensual o salario por hora.

Revise si tiene incumplimientos al respecto, y consulte a sus abogados especializados en Derecho Laboral, para que aclare sus dudas y establezca los planes remediales en caso de contingencias legales.  Evite multas y reclamos judiciales.

LL.M.  LUIS MEDRANO STEELE

MANAGING PARTNER

LABOR LAW CORP S.A.

Artículo desarrollado por Lic. Luis Medrano Steele de la firma legal Labor Law Corp en colaboración para G&M Attorneys para su publicación en la Revista Howler con circulación en Guanacaste y San Carlos.